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DocCanvas Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: September 2026
Inhalt

§ 1 Geltungsbereich und Unternehmereigenschaft

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform DocCanvas, betrieben von der Nibsy Tech Ltd, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom (nachfolgend "Anbieter"). Vertragspartner sind ausschließlich Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (B2B). Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist die Nutzung des Dienstes nicht gestattet.

  • –Der Nutzer bestätigt bei Vertragsschluss ausdrücklich, dass er den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit schließt und nicht als Verbraucher handelt.
  • –Die Angabe der Firma und, soweit der Nutzer seinen Sitz in der Europäischen Union hat, einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist Pflichtangabe und Voraussetzung für den Vertragsschluss.
  • –Der Anbieter ist berechtigt, die Unternehmereigenschaft und die Gültigkeit der angegebenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu überprüfen und den Vertragsschluss bei unzutreffenden Angaben abzulehnen oder den Vertrag außerordentlich zu kündigen.
  • –Der Nutzer hat Änderungen der Firma, der Rechnungsanschrift oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unverzüglich im Nutzer-Dashboard zu aktualisieren.

§ 2 Leistungsbeschreibung

DocCanvas ist eine webbasierte Plattform zur Erstellung, Verwaltung und dem Versand von Geschäftsdokumenten. Der Anbieter stellt dem Nutzer einen visuellen Template-Builder, PDF-Export, Dokumentenverwaltung, Kundenverwaltung, eine optionale KI-gestützte Feldextraktion sowie weitere im jeweiligen Tarif enthaltene Funktionen zur Verfügung. Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang der Plattform zu ändern, sofern dies dem Nutzer zumutbar ist und die vertraglich vereinbarte Grundleistung nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

  • –Rechnungen werden mit dem Versand unveränderlich festgeschrieben. Eine nachträgliche inhaltliche Änderung festgeschriebener Belege ist ausgeschlossen; Korrekturen erfolgen ausschließlich über einen Stornobeleg und einen neuen Beleg.
  • –Die Festschreibung dient der Einhaltung der Anforderungen an die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen nach § 146 Abs. 4 AO und den GoBD.
  • –Die Software unterstützt GoBD-konformes Arbeiten. Die Einhaltung der GoBD im konkreten Verfahren des Nutzers, einschließlich der Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation, der ordnungsgemäßen Belegsicherung und der steuerlichen Würdigung, obliegt dem Nutzer.
  • –Der Anbieter schuldet keine steuerliche, buchhalterische oder rechtliche Beratung.

§ 3 Vertragsschluss, Testphase und Laufzeit

  • –Der Vertrag kommt durch Registrierung und Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs zustande.
  • –Die Testphase von 14 Tagen ist kostenlos und begründet keinen Anspruch auf einen bestimmten Funktionsumfang. Einzelne Funktionen können in der Testphase eingeschränkt oder mengenmäßig begrenzt sein.
  • –Für die Testphase sagt der Anbieter keine Verfügbarkeit zu; § 8 findet auf die Testphase keine Anwendung.
  • –Wird nach Ablauf der Testphase kein kostenpflichtiger Tarif gebucht, werden die in der Testphase angelegten Daten 30 Tage nach Ablauf der Testphase gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Nutzer wird vor der Löschung in Textform informiert.
  • –Kostenpflichtige Tarife laufen monatlich und verlängern sich automatisch um einen weiteren Monat, sofern nicht fristgerecht gekündigt wird.
  • –Die Kündigung ist jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums möglich.
  • –Die Kündigung erfolgt über das Nutzer-Dashboard oder per E-Mail an kontakt@doccanvas.app.

§ 4 Preise, Zahlung und Umsatzsteuer

  • –Die aktuellen Preise sind auf der Preisseite von DocCanvas einsehbar. Alle Preise sind Nettopreise.
  • –Der Anbieter hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich und erbringt gegenüber Unternehmern mit Sitz in der Europäischen Union eine auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistung. Der Leistungsort bestimmt sich nach dem Sitz des Leistungsempfängers (§ 3a Abs. 2 UStG).
  • –Die Steuerschuld geht nach Art. 196 MwStSystRL, für Leistungsempfänger in Deutschland nach § 13b Abs. 1, Abs. 5 UStG, auf den Leistungsempfänger über (Reverse Charge). Die Rechnung wird daher ohne Ausweis von Umsatzsteuer mit dem Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" erteilt.
  • –Der Nutzer ist verpflichtet, vor Vertragsschluss eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben und Änderungen unverzüglich mitzuteilen. Kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht bestätigt werden, ist der Anbieter berechtigt, die anfallende Umsatzsteuer nachzuberechnen.
  • –Für Leistungsempfänger außerhalb der Europäischen Union gelten die am Sitz des Leistungsempfängers anwendbaren steuerlichen Regelungen. Etwa anfallende Steuern, Abgaben oder Quellensteuern trägt der Nutzer.
  • –Die Zahlung erfolgt monatlich im Voraus per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder PayPal über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V.
  • –Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Ankündigung in Textform und Ablauf einer angemessenen Frist den Zugang zur Plattform zu sperren. Bereits festgeschriebene Belege bleiben für den Nutzer abrufbar.
  • –Preisänderungen werden dem Nutzer mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer der Preisänderung innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung in Textform, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung außerordentlich zu kündigen. Bis zur Beendigung gelten die bisherigen Preise fort.

§ 5 Nutzungsrechte an der Software

Der Anbieter räumt dem Nutzer für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform im vertraglich vereinbarten Umfang über das Internet für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen. Ein Anspruch auf Überlassung des Quellcodes oder auf Herausgabe der Software besteht nicht. Der Nutzer darf die Plattform nicht Dritten zur eigenständigen Nutzung überlassen, nicht vermieten und nicht in einem eigenen Angebot weiterverkaufen, es sei denn, der Anbieter hat dem in Textform zugestimmt. Zurückentwicklung, Dekompilierung und Disassemblierung sind nur in den Grenzen der §§ 69d, 69e UrhG zulässig. Mit Vertragsende enden die eingeräumten Nutzungsrechte; § 14 bleibt unberührt.

§ 6 Rechte an Nutzerinhalten und Freistellung

  • –Sämtliche Rechte an den vom Nutzer eingestellten Inhalten, insbesondere an Dokumenten, Templates, Logos, Texten und Kundendaten, verbleiben beim Nutzer.
  • –Der Nutzer räumt dem Anbieter ein einfaches, räumlich unbeschränktes und auf die Vertragslaufzeit sowie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen befristetes Recht ein, die Inhalte zu speichern, zu vervielfältigen, zu verarbeiten und anzuzeigen, soweit dies zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Nutzung, insbesondere zu Werbezwecken oder zum Training von Modellen, erfolgt nicht.
  • –Der Nutzer sichert zu, dass er über die erforderlichen Rechte an den eingestellten Inhalten verfügt und dass deren Speicherung und Verarbeitung keine Rechte Dritter und keine gesetzlichen Vorschriften verletzt.
  • –Der Nutzer stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die diese wegen der vom Nutzer eingestellten Inhalte oder wegen deren vertragsgemäßer Verarbeitung gegen den Anbieter geltend machen, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung. Der Anbieter wird den Nutzer über eine Inanspruchnahme unverzüglich informieren und ihm die Rechtsverteidigung ermöglichen. Die Freistellung entfällt, soweit der Nutzer die Rechtsverletzung nicht zu vertreten hat.

§ 7 Pflichten des Nutzers und zulässige Nutzung

Der Nutzer ist für die von ihm eingestellten Inhalte und für die Nutzung seines Zugangs verantwortlich. Er hat die Plattform ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser Bedingungen zu nutzen.

  • –Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten sicher aufzubewahren und nicht an Dritte weiterzugeben. Er hat den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn er Kenntnis von einer unbefugten Nutzung erlangt.
  • –Der Nutzer stellt sicher, dass die von ihm eingegebenen Daten, insbesondere Kundendaten, rechtmäßig erhoben wurden und rechtmäßig verarbeitet werden dürfen.
  • –Der Nutzer ist verantwortlich für die steuerliche und rechtliche Korrektheit der erstellten Dokumente sowie für die Einhaltung der für ihn geltenden Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten.
  • –Untersagt ist das Einstellen oder Versenden rechtswidriger Inhalte, insbesondere von Inhalten, die Rechte Dritter verletzen, strafbar sind oder gegen das Wettbewerbsrecht verstoßen.
  • –Untersagt sind der Versand unverlangter Werbung oder von Massensendungen ohne Einwilligung der Empfänger sowie der Versand von Schadsoftware und Phishing-Nachrichten.
  • –Untersagt sind Handlungen, die die Verfügbarkeit oder Sicherheit der Plattform beeinträchtigen, insbesondere Überlastungsangriffe, das Umgehen von Zugangs- oder Mengenbegrenzungen, das automatisierte Auslesen von Inhalten ohne Zustimmung sowie Penetrationstests ohne vorherige Abstimmung in Textform.
  • –Untersagt ist die Nutzung der Plattform zur Erstellung von Belegen über nicht erbrachte Leistungen oder zu sonstigen Täuschungszwecken.
  • –Bei einem Verstoß ist der Anbieter berechtigt, betroffene Inhalte zu sperren und, nach vorheriger Abmahnung, den Zugang zu sperren. Bei schwerwiegenden Verstößen kann die Sperrung ohne vorherige Abmahnung erfolgen.

§ 8 Verfügbarkeit und Wartung

Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Jahresdurchschnitt an. Nicht in die Berechnung einbezogen werden Zeiten angekündigter Wartungsarbeiten sowie Ausfälle, die auf Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters beruhen. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der Hauptnutzungszeiten durchgeführt und mit angemessenem Vorlauf angekündigt. Dringende Sicherheitsmaßnahmen können ohne Vorankündigung durchgeführt werden. Ein Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht.

§ 9 Datensicherung

  • –Der Anbieter führt tägliche Backups der Produktivdaten durch und hält diese 30 Tage vor.
  • –Eine Wiederherstellung aus dem Backup erfolgt auf Anfrage des Nutzers, soweit dies mit angemessenem Aufwand möglich ist.
  • –Der Anbieter sagt nicht zu, dass einzelne Datensätze wiederhergestellt werden können. Backups dienen der Wiederherstellung des Gesamtsystems nach einem Ausfall.
  • –Es obliegt dem Nutzer, die von ihm erzeugten Dokumente und Daten in regelmäßigen Abständen über die bereitgestellten Exportfunktionen zu sichern und diese Sicherungen selbst aufzubewahren.

§ 10 Haftungsbeschränkung

  • –Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen.
  • –Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.
  • –Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
  • –Unberührt bleibt ferner die Haftung bei Übernahme einer Garantie sowie bei arglistigem Verschweigen eines Mangels.
  • –Die Haftung für den Verlust von Daten ist auf den Aufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Nutzer nach § 9 entstanden wäre.
  • –Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die steuerliche oder rechtliche Korrektheit der vom Nutzer erstellten Dokumente.
  • –Eine weitergehende Haftung des Anbieters ist ausgeschlossen. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in eigener Verantwortung des Anbieters erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung von DocCanvas. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers verarbeitet, insbesondere Stammdaten und Belegdaten der Endkunden des Nutzers, ist der Nutzer Verantwortlicher und der Anbieter Auftragsverarbeiter. Der Anbieter stellt dem Nutzer hierfür auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO in Textform zur Verfügung; der Vertrag ist vor Beginn der Verarbeitung abzuschließen.

§ 12 Einsatz von Unterauftragnehmern

Der Anbieter ist berechtigt, zur Erbringung der vertraglichen Leistungen Unterauftragnehmer einzusetzen, insbesondere für Hosting, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand und die KI-gestützte Feldextraktion. Der Anbieter wählt Unterauftragnehmer sorgfältig aus und verpflichtet sie auf ein Schutzniveau, das den Verpflichtungen aus diesem Vertrag entspricht. Der Anbieter bleibt für die Leistungserbringung gegenüber dem Nutzer verantwortlich. Die datenschutzrechtliche Genehmigung und das Verfahren bei Wechsel von Unterauftragsverarbeitern richten sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 11.

§ 13 Aufrechnung und Zurückbehaltungsrecht

Der Nutzer kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Nutzer nur wegen unbestrittener oder rechtskräftig festgestellter Gegenansprüche aus demselben Vertragsverhältnis zu. Die Rechte des Nutzers aus § 320 BGB bleiben unberührt.

§ 14 Kündigung, Datenexport und Löschung

  • –Nach Kündigung bleibt der Zugang bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bestehen.
  • –Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei erheblichem Zahlungsverzug trotz Fristsetzung, bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen gegen § 7 sowie bei unzutreffenden Angaben zur Unternehmereigenschaft.
  • –Nach Vertragsende erhält der Nutzer für 30 Tage einen auf den Export beschränkten Zugang zu seinen Daten.
  • –Der Export umfasst die erzeugten Dokumente als PDF sowie die Stamm- und Belegdaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (CSV oder JSON).
  • –Nach Ablauf der Exportfrist werden die Nutzerdaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • –Aufbewahrungspflichtige Belege, insbesondere festgeschriebene Rechnungen und Journaleinträge, verbleiben bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 AO) in einem gesperrten Nur-Lese-Archiv und werden erst danach gelöscht. Der Zugang zu diesem Archiv wird dem Nutzer auf Anfrage ermöglicht.
  • –Der Anbieter unterstützt den Nutzer beim Wechsel zu einem anderen Anbieter nach Maßgabe der Art. 23 ff. der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act). Für den Wechsel und die Bereitstellung der exportierbaren Daten berechnet der Anbieter kein Wechselentgelt.
  • –Der Nutzer ist gehalten, den Export rechtzeitig vor Ablauf der Frist durchzuführen.

§ 15 Änderungen dieser AGB

  • –Der Anbieter kann diese AGB ändern, soweit die Änderung dem Nutzer zumutbar ist. Zumutbar sind insbesondere Änderungen, die zur Anpassung an geänderte gesetzliche Vorgaben, an höchstrichterliche oder behördliche Entscheidungen oder an eine geänderte technische Art der Leistungserbringung erforderlich sind sowie Änderungen, die ausschließlich zum Vorteil des Nutzers wirken.
  • –Der vereinbarte Leistungsumfang und das Entgelt sind von diesem Änderungsvorbehalt ausgenommen. Änderungen des Entgelts richten sich ausschließlich nach § 4.
  • –Die Änderungen werden dem Nutzer mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Die Mitteilung enthält die geänderten Bestimmungen, den Zeitpunkt des Inkrafttretens, einen Hinweis auf das Widerspruchsrecht, auf die Frist und auf die Folgen eines unterbliebenen Widerspruchs.
  • –Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die geänderten AGB als angenommen.
  • –Widerspricht der Nutzer fristgerecht, gelten die bisherigen AGB fort. In diesem Fall sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung außerordentlich zu kündigen.

§ 16 Entgegenstehende Bedingungen

Es gelten ausschließlich diese AGB. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Nutzers, insbesondere Einkaufsbedingungen, werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder in Kenntnis dieser Bedingungen die Leistung vorbehaltlos erbringt. Abweichungen bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Anbieters in Textform.

§ 17 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist das für Wien, Innere Stadt, sachlich zuständige Gericht. Der Anbieter ist zudem berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Nutzers zu klagen. Zwingende gesetzliche Bestimmungen bleiben unberührt.

§ 18 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzlich zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt bei einer Regelungslücke.