Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten. Sie unterscheidet dabei zwischen Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, und Daten, die wir in eigener Verantwortung verarbeiten.
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die in Abschnitt 5 beschriebenen Verarbeitungen ist: Nibsy Tech Ltd 71-75 Shelton Street Covent Garden London WC2H 9JQ United Kingdom E-Mail: datenschutz@doccanvas.app
Der Verantwortliche hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich und damit außerhalb der Europäischen Union. Da sich das Angebot gezielt an betroffene Personen in der Union richtet, findet die DSGVO nach Art. 3 Abs. 2 lit. a DSGVO Anwendung; ein Vertreter in der Union nach Art. 27 Abs. 1 DSGVO ist entsprechend zu benennen. Die Benennung wird derzeit vorbereitet; die Kontaktdaten des Vertreters werden an dieser Stelle ergänzt, sobald sie feststehen. Bis dahin können Sie Ihre Rechte nach der DSGVO unmittelbar gegenüber dem Verantwortlichen unter datenschutz@doccanvas.app geltend machen.
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Die Voraussetzungen des Art. 37 Abs. 1 DSGVO und des § 38 Abs. 1 BDSG liegen nach unserer Einschätzung nicht vor: Die Kerntätigkeit besteht weder in einer umfangreichen regelmäßigen und systematischen Überwachung betroffener Personen noch in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, und mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten sind nicht ständig mindestens zwanzig Personen befasst. Alle Datenschutzanfragen richten Sie bitte an datenschutz@doccanvas.app.
Soweit Sie als Kunde eigene Inhalte in DocCanvas einstellen oder erzeugen, insbesondere Stammdaten Ihrer eigenen Kunden, Angebots- und Rechnungspositionen, Beträge, Zahlungsinformationen, hochgeladene Dokumente und die daraus erzeugten Belege, verarbeiten wir diese Daten ausschließlich weisungsgebunden für Sie. Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind insoweit Sie; wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 4 Nr. 8, Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmen sich nach Ihrem Verhältnis zu den betroffenen Personen und sind in Ihrer eigenen Datenschutzinformation darzustellen.
Für die folgenden Verarbeitungen sind wir selbst Verantwortlicher. Sie betreffen ausschließlich Ihren Zugang, die Abrechnung des Vertragsverhältnisses und den technischen Betrieb der Plattform, nicht die von Ihnen eingestellten Inhalte.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit, Missbrauchsabwehr und Fehleranalyse)
DocCanvas bietet die optionale Funktion, ein hochgeladenes Dokument automatisch auszuwerten und die darin enthaltenen Felder, etwa Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Beträge, vorzubelegen. Die Nutzung dieser Funktion setzt voraus, dass Sie ein Dokument aktiv zur Analyse hochladen. Ohne Nutzung der Funktion findet keine Übermittlung von Dokumentinhalten an den nachfolgend genannten Dienst statt.
Wir setzen für den Betrieb der Plattform Dienstleister ein, die für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig werden. Für die Verarbeitung der von Ihnen eingestellten Inhalte (Abschnitt 4) stellen wir Ihnen auf Anfrage unter datenschutz@doccanvas.app einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO in Textform zur Verfügung. Die nachfolgend genannten Dienstleister sind die von uns eingesetzten Unterauftragsverarbeiter. Über beabsichtigte Änderungen dieser Liste informieren wir vor der Beauftragung.
Ihre Dokumente und Stammdaten werden dauerhaft auf Servern in Deutschland gespeichert. Hosting-Dienstleister ist die netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland, die für uns als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO tätig ist. Darüber hinausgehende Übermittlungen an Auftragsverarbeiter ergeben sich aus den Abschnitten 6 (KI-gestützte Feldextraktion), 7 (Empfänger), 10 (Zahlungsabwicklung) und 11 (E-Mail-Versand).
| Datentyp | Speicherdauer |
|---|---|
| Account-Daten | Bis zur Kündigung des Kontos und Ablauf der Nachlauffrist von 30 Tagen |
| Dokumente und Templates (nicht festgeschrieben) | Bis zur Löschung durch den Nutzer oder bis zum Ablauf der Nachlauffrist nach Vertragsende |
| Festgeschriebene Rechnungen und Journaleinträge | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Entstehung (§ 147 Abs. 3 AO); eine Löschung ist während dieser Frist technisch ausgeschlossen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Abrechnungsdaten des Anbieters | 10 Jahre nach handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Log-Dateien | In der Regel bis zu 30 Tage |
| Backup-Daten | Bis zu 30 Tage (rollierende Backups) |
| Wartelisten-Daten | Bis zum Widerruf der Einwilligung, längstens drei Monate nach dem Start des Dienstes |
Kontakt: datenschutz@doccanvas.app
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt. Das betrifft insbesondere die in Abschnitt 5.3 beschriebenen Nutzungs- und Protokolldaten. Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir die betroffenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch ist an keine Form gebunden und kann formlos per E-Mail an datenschutz@doccanvas.app erklärt werden.
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Der Widerruf ist formlos per E-Mail an datenschutz@doccanvas.app möglich.
Die Angabe einer E-Mail-Adresse und die Vergabe eines Passworts sind für die Einrichtung und Nutzung eines Zugangs vertraglich erforderlich. Für die Abrechnung sind zusätzlich Firma, Rechnungsanschrift und, soweit Sie Unternehmer mit Sitz in der Europäischen Union sind, eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich. Ohne diese Angaben können wir keinen Zugang bereitstellen und keinen Vertrag mit Ihnen abschließen. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die in Abschnitt 6 beschriebene KI-gestützte Feldextraktion dient ausschließlich der Vorbelegung von Eingabefeldern; sie trifft keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, und die vorbelegten Werte bleiben vollständig durch Sie überprüf- und änderbar.
Alle auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Anbieter, und es wird keine IP-Adresse an Dritte übermittelt.
Für die Abwicklung der Zahlungen nutzen wir die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Übermittelt werden ausschließlich die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten, insbesondere Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Betrag und Zahlungsreferenz. Rechtsgrundlage der Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Für die eigentliche Zahlungsabwicklung einschließlich der Prüfung von Zahlungsmitteln und der Erfüllung geldwäscherechtlicher Pflichten ist Mollie eigenständig Verantwortlicher; insoweit gilt die Datenschutzerklärung von Mollie unter https://www.mollie.com/de/privacy.
DocCanvas ermöglicht den Versand von Dokumenten per E-Mail über Ihre eigenen SMTP-Zugangsdaten. Die eingegebenen SMTP-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich für den Versand Ihrer Dokumente verwendet. Für den Versand eigener System- und Benachrichtigungs-E-Mails an Sie, etwa zur Registrierungsbestätigung, zur Passwortzurücksetzung und zu Rechnungen des Anbieters, setzen wir einen E-Mail-Versanddienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein; Name und Anschrift teilen wir auf Anfrage unter datenschutz@doccanvas.app mit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Tragen Sie sich auf unserer Startseite in die Warteliste ein, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie – sofern angegeben – Firmenname und Branche ausschließlich zu dem Zweck, Sie über den Start von DocCanvas zu informieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit formlos per E-Mail an datenschutz@doccanvas.app widerrufen; wir löschen Ihren Eintrag dann umgehend. Spätestens drei Monate nach dem Start des Dienstes werden die Wartelisten-Daten gelöscht. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde am Ort des Vertreters in der Union, an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes. Eine Übersicht der Aufsichtsbehörden der Mitgliedstaaten ist beim Europäischen Datenschutzausschuss unter edpb.europa.eu abrufbar.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder an Änderungen des Dienstes anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder direkt in der Anwendung.
E-Mail: datenschutz@doccanvas.app
Antwortzeit: In der Regel innerhalb von 48 Stunden
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist in Abschnitt 20 genannt.
Stand: September 2026 – Version 2.0