Niniejsza polityka prywatności informuje, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej. Rozróżnia przy tym dane, które przetwarzamy na zlecenie naszych klientów, oraz dane, które przetwarzamy we własnej odpowiedzialności.
Administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO w odniesieniu do operacji opisanych w sekcji 5 jest: Nibsy Tech Ltd 71-75 Shelton Street Covent Garden London WC2H 9JQ United Kingdom E-mail: datenschutz@doccanvas.app
Administrator ma siedzibę w Zjednoczonym Królestwie, a więc poza Unią Europejską. Ponieważ oferta jest kierowana w sposób ukierunkowany do osób, których dane dotyczą, przebywających w Unii, zastosowanie znajduje RODO na podstawie art. 3 ust. 2 lit. a RODO, w związku z czym należy wyznaczyć przedstawiciela w Unii zgodnie z art. 27 ust. 1 RODO. Wyznaczenie przedstawiciela jest obecnie w trakcie przygotowania; jego dane kontaktowe zostaną tu uzupełnione, gdy tylko będą ustalone. Do tego czasu możesz wykonywać swoje prawa wynikające z RODO bezpośrednio wobec administratora pod adresem datenschutz@doccanvas.app.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. W naszej ocenie nie są spełnione przesłanki art. 37 ust. 1 RODO ani § 38 ust. 1 niemieckiej federalnej ustawy o ochronie danych: główna działalność nie polega ani na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób, których dane dotyczą, na dużą skalę, ani na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, a przy zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych nie jest stale zatrudnionych co najmniej dwadzieścia osób. Wszystkie zapytania dotyczące ochrony danych prosimy kierować na adres datenschutz@doccanvas.app.
W zakresie, w jakim jako klient wprowadzasz lub tworzysz w DocCanvas własne treści, w szczególności dane podstawowe własnych klientów, pozycje ofert i faktur, kwoty, informacje o płatnościach, przesłane dokumenty oraz wygenerowane na ich podstawie dowody księgowe, przetwarzamy te dane wyłącznie zgodnie z Twoimi poleceniami. W tym zakresie administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jesteś Ty, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 8 i art. 28 RODO. Podstawa prawna i cel przetwarzania wynikają z Twojej relacji z osobami, których dane dotyczą, i powinny zostać przedstawione we własnej informacji o ochronie danych.
W odniesieniu do poniższych operacji przetwarzania jesteśmy administratorem. Dotyczą one wyłącznie Twojego dostępu, rozliczenia stosunku umownego oraz technicznej eksploatacji platformy, a nie wprowadzanych przez Ciebie treści.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (handlowe i podatkowe obowiązki przechowywania)
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w zakresie bezpieczeństwa działania, przeciwdziałania nadużyciom i analizy błędów)
DocCanvas oferuje opcjonalną funkcję automatycznej analizy przesłanego dokumentu i wstępnego wypełnienia zawartych w nim pól, takich jak numer faktury, data, pozycje i kwoty. Korzystanie z tej funkcji wymaga aktywnego przesłania dokumentu do analizy. Bez skorzystania z tej funkcji nie dochodzi do przekazania treści dokumentów do wskazanej poniżej usługi.
Do prowadzenia platformy korzystamy z usługodawców, którzy działają dla nas jako podmioty przetwarzające zgodnie z art. 28 RODO. W odniesieniu do przetwarzania wprowadzanych przez Ciebie treści (sekcja 4) udostępniamy na żądanie skierowane na adres datenschutz@doccanvas.app umowę powierzenia przetwarzania zgodną z art. 28 ust. 3 RODO w formie dokumentowej. Wymienieni poniżej usługodawcy są wykorzystywanymi przez nas podmiotami podprzetwarzającymi. O zamierzonych zmianach tej listy informujemy przed powierzeniem.
Twoje dokumenty i dane podstawowe są trwale przechowywane na serwerach w Niemczech. Dostawcą hostingu jest netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Niemcy, działająca dla nas jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO. Wykraczające poza to przekazania do podmiotów przetwarzających wynikają z sekcji 6 (wyodrębnianie pól wspierane sztuczną inteligencją), 7 (odbiorcy), 10 (obsługa płatności) i 11 (wysyłka e-maili).
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane konta | Do rozwiązania konta i upływu 30-dniowego okresu następczego |
| Dokumenty i szablony (niezatwierdzone) | Do usunięcia przez użytkownika lub do upływu okresu następczego po zakończeniu umowy |
| Zatwierdzone faktury i zapisy dziennika | 10 lat od końca roku kalendarzowego ich powstania (§ 147 ust. 3 niemieckiej ordynacji podatkowej); usunięcie w tym okresie jest technicznie wykluczone. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Dane rozliczeniowe Dostawcy | 10 lat zgodnie z handlowymi i podatkowymi obowiązkami przechowywania. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Pliki dziennika (logi) | Zazwyczaj do 30 dni |
| Kopie zapasowe | Do 30 dni (rotacyjne kopie zapasowe) |
| Dane z listy oczekujących | Do odwołania zgody, najpóźniej trzy miesiące po uruchomieniu usługi |
Kontakt: datenschutz@doccanvas.app
Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, wobec przetwarzania dotyczących Cię danych osobowych, które odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dotyczy to w szczególności danych dotyczących użytkowania i danych rejestrowych opisanych w sekcji 5.3. Po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać objętych nim danych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub przetwarzanie służy ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Sprzeciw nie wymaga zachowania żadnej formy i może zostać zgłoszony nieformalnie e-mailem na adres datenschutz@doccanvas.app.
Jeżeli przetwarzanie opiera się na Twojej zgodzie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, możesz w dowolnym momencie odwołać tę zgodę ze skutkiem na przyszłość. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego do momentu odwołania. Odwołanie jest możliwe nieformalnie e-mailem na adres datenschutz@doccanvas.app.
Podanie adresu e-mail i ustalenie hasła są umownie niezbędne do założenia i korzystania z dostępu. Do rozliczenia konieczne są dodatkowo firma, adres rozliczeniowy oraz, jeżeli jesteś przedsiębiorcą z siedzibą w Unii Europejskiej, ważny numer identyfikacyjny VAT. Bez tych danych nie możemy udostępnić dostępu ani zawrzeć z Tobą umowy. Nie istnieje ustawowy obowiązek podania tych danych.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowanie, w rozumieniu art. 22 RODO nie ma miejsca. Opisane w sekcji 6 wyodrębnianie pól wspierane sztuczną inteligencją służy wyłącznie wstępnemu wypełnieniu pól formularza; nie podejmuje ono decyzji wywołującej wobec Ciebie skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającej, a wstępnie wypełnione wartości pozostają w pełni możliwe do sprawdzenia i zmiany przez Ciebie.
Wszystkie czcionki używane na tej stronie są dostarczane lokalnie z naszego własnego serwera. Nie ma połączenia z Google Fonts ani z żadnym innym zewnętrznym dostawcą, a adres IP nie jest przekazywany osobom trzecim.
Do obsługi płatności korzystamy z Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niderlandy. Przekazywane są wyłącznie dane niezbędne do realizacji płatności, w szczególności imię i nazwisko lub nazwa, adres rozliczeniowy, adres e-mail, kwota i referencja płatności. Podstawą prawną przekazania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). W zakresie samej realizacji płatności, w tym weryfikacji środków płatniczych i wypełniania obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, Mollie jest samodzielnym administratorem; w tym zakresie obowiązuje polityka prywatności Mollie dostępna pod adresem https://www.mollie.com/de/privacy.
DocCanvas umożliwia wysyłkę dokumentów e-mailem za pośrednictwem własnych danych dostępowych SMTP użytkownika. Wprowadzone dane dostępowe SMTP są przechowywane w formie zaszyfrowanej i wykorzystywane wyłącznie do wysyłki Twoich dokumentów. Do wysyłki własnych wiadomości systemowych i powiadomień do Ciebie, na przykład potwierdzenia rejestracji, resetu hasła oraz faktur Dostawcy, korzystamy z usługodawcy wysyłki e-maili jako podmiotu przetwarzającego zgodnie z art. 28 RODO; jego nazwa i adres zostaną podane na żądanie pod adresem datenschutz@doccanvas.app. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Jeśli zapiszesz się na listę oczekujących na naszej stronie startowej, przetwarzamy Twój adres e-mail oraz – o ile zostały podane – nazwę firmy i branżę wyłącznie w celu poinformowania Cię o uruchomieniu DocCanvas. Podstawą prawną jest Twoja zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę możesz w każdej chwili odwołać, wysyłając wiadomość na adres datenschutz@doccanvas.app; wówczas niezwłocznie usuniemy Twój wpis. Najpóźniej trzy miesiące po uruchomieniu usługi dane z listy oczekujących zostaną usunięte. Dane nie są przekazywane osobom trzecim.
Zgodnie z art. 77 RODO masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych. Właściwy jest w szczególności organ nadzorczy w miejscu siedziby przedstawiciela w Unii, w miejscu Twojego zwykłego pobytu lub w miejscu domniemanego naruszenia. Wykaz organów nadzorczych państw członkowskich udostępnia Europejska Rada Ochrony Danych pod adresem edpb.europa.eu.
Zastrzegamy sobie prawo do dostosowania niniejszej polityki prywatności w celu uwzględnienia zmian stanu prawnego, orzecznictwa lub zmian w usłudze. O istotnych zmianach poinformujemy Cię e-mailem lub bezpośrednio w aplikacji.
E-mail: datenschutz@doccanvas.app
Czas odpowiedzi: zazwyczaj w ciągu 48 godzin
Masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych w sprawie przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych. Właściwy organ nadzorczy wskazano w sekcji 20.
Stan na: wrzesień 2026 – wersja 2.0