Ogólne warunki handlowe

• § 1 Zakres obowiązywania i status przedsiębiorcy
• § 2 Opis usługi
• § 3 Zawarcie umowy, okres próbny i czas trwania
• § 4 Ceny, płatność i podatek od towarów i usług
• § 5 Prawa do korzystania z oprogramowania
• § 6 Prawa do treści użytkownika i zwolnienie z odpowiedzialności
• § 7 Obowiązki użytkownika i dopuszczalne korzystanie
• § 8 Dostępność i prace konserwacyjne
• § 9 Kopie zapasowe
• § 10 Ograniczenie odpowiedzialności
• § 11 Ochrona danych i powierzenie przetwarzania
• § 12 Korzystanie z podwykonawców
• § 13 Potrącenie i prawo zatrzymania
• § 14 Wypowiedzenie, eksport i usunięcie danych
• § 15 Zmiany niniejszego regulaminu
• § 16 Warunki przeciwstawne
• § 17 Prawo właściwe i sąd właściwy
• § 18 Klauzula salwatoryjna

§ 1 Zakres obowiązywania i status przedsiębiorcy

Niniejsze Ogólne Warunki Handlowe obowiązują dla korzystania z platformy typu Software-as-a-Service DocCanvas, prowadzonej przez Nibsy Tech Ltd, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom (dalej: "Dostawca"). Stronami umowy mogą być wyłącznie przedsiębiorcy w rozumieniu § 14 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) (B2B). Konsumenci w rozumieniu § 13 BGB nie są uprawnieni do korzystania z usługi.

• –Zawierając umowę, użytkownik wyraźnie potwierdza, że zawiera ją w ramach wykonywanej działalności gospodarczej lub samodzielnej działalności zawodowej i nie działa jako konsument.
• –Podanie firmy oraz, jeżeli użytkownik ma siedzibę w Unii Europejskiej, ważnego numeru identyfikacyjnego VAT jest obowiązkowe i stanowi warunek zawarcia umowy.
• –Dostawca jest uprawniony do weryfikacji statusu przedsiębiorcy i ważności podanego numeru identyfikacyjnego VAT oraz do odmowy zawarcia umowy lub jej wypowiedzenia w trybie nadzwyczajnym w przypadku podania nieprawidłowych danych.
• –Użytkownik jest zobowiązany niezwłocznie aktualizować w panelu użytkownika zmiany firmy, adresu rozliczeniowego lub numeru identyfikacyjnego VAT.

§ 2 Opis usługi

DocCanvas to internetowa platforma do tworzenia, zarządzania i wysyłania dokumentów biznesowych. Dostawca udostępnia użytkownikowi wizualny kreator szablonów, eksport PDF, zarządzanie dokumentami, zarządzanie klientami, opcjonalne wyodrębnianie pól wspierane sztuczną inteligencją oraz inne funkcje zawarte w danym planie taryfowym. Dostawca jest uprawniony do zmiany zakresu funkcjonalnego platformy, o ile jest to dla użytkownika akceptowalne i nie narusza istotnie uzgodnionej umownie usługi podstawowej.

• –Faktury są z chwilą wysyłki trwale zatwierdzane w sposób uniemożliwiający ich zmianę. Późniejsza zmiana treści zatwierdzonych dowodów jest wykluczona; korekty następują wyłącznie poprzez dowód korygujący i nowy dowód.
• –Zatwierdzenie służy spełnieniu wymogów dotyczących niezmienności zapisów zgodnie z § 146 ust. 4 niemieckiej ordynacji podatkowej oraz zasadami GoBD.
• –Oprogramowanie wspiera pracę zgodną z GoBD. Przestrzeganie GoBD w konkretnym procesie użytkownika, w tym sporządzenie i utrzymywanie dokumentacji procedury, prawidłowe zabezpieczenie dowodów oraz ocena podatkowa, należy do użytkownika.
• –Dostawca nie świadczy doradztwa podatkowego, księgowego ani prawnego.

§ 3 Zawarcie umowy, okres próbny i czas trwania

• –Umowa zostaje zawarta poprzez rejestrację i wykupienie płatnego planu taryfowego.
• –Okres próbny wynoszący 14 dni jest bezpłatny i nie uzasadnia roszczenia o określony zakres funkcji. W okresie próbnym poszczególne funkcje mogą być ograniczone lub limitowane ilościowo.
• –Dla okresu próbnego Dostawca nie zapewnia żadnej dostępności; § 8 nie ma zastosowania do okresu próbnego.
• –Jeżeli po upływie okresu próbnego nie zostanie wykupiony płatny plan taryfowy, dane utworzone w okresie próbnym zostaną usunięte 30 dni po jego upływie, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki przechowywania. Użytkownik zostanie poinformowany w formie dokumentowej przed usunięciem.
• –Płatne plany taryfowe obowiązują miesięcznie i automatycznie przedłużają się o kolejny miesiąc, o ile nie zostaną wypowiedziane w terminie.
• –Wypowiedzenie jest możliwe w dowolnym momencie ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.
• –Wypowiedzenie następuje przez panel użytkownika lub e-mailem na adres kontakt@doccanvas.app.

§ 4 Ceny, płatność i podatek od towarów i usług

• –Aktualne ceny są dostępne na stronie cennika DocCanvas. Wszystkie ceny są cenami netto.
• –Dostawca ma siedzibę w Zjednoczonym Królestwie i świadczy na rzecz przedsiębiorców z siedzibą w Unii Europejskiej usługę świadczoną drogą elektroniczną. Miejsce świadczenia określa się według siedziby usługobiorcy (§ 3a ust. 2 niemieckiej ustawy o podatku obrotowym).
• –Obowiązek podatkowy przechodzi na usługobiorcę zgodnie z art. 196 dyrektywy VAT, a w przypadku usługobiorców w Niemczech zgodnie z § 13b ust. 1 i 5 niemieckiej ustawy o podatku obrotowym (odwrotne obciążenie). Faktura jest zatem wystawiana bez wykazania podatku VAT, z adnotacją "odwrotne obciążenie".
• –Użytkownik jest zobowiązany podać przed zawarciem umowy ważny numer identyfikacyjny VAT i niezwłocznie zgłaszać jego zmiany. Jeżeli numer identyfikacyjny VAT nie może zostać potwierdzony, Dostawca jest uprawniony do naliczenia należnego podatku VAT.
• –Wobec usługobiorców spoza Unii Europejskiej obowiązują przepisy podatkowe właściwe dla siedziby usługobiorcy. Ewentualne podatki, opłaty lub podatki u źródła ponosi użytkownik.
• –Płatność następuje miesięcznie z góry kartą kredytową, poleceniem zapłaty SEPA lub przez PayPal, za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych Mollie B.V.
• –W przypadku zwłoki w płatności Dostawca jest uprawniony do zablokowania dostępu do platformy po uprzednim powiadomieniu w formie dokumentowej i upływie odpowiedniego terminu. Zatwierdzone już dowody pozostają dostępne dla użytkownika.
• –O zmianach cen użytkownik zostanie poinformowany w formie dokumentowej co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie. Jeżeli użytkownik wniesie sprzeciw wobec zmiany ceny w ciągu 30 dni od otrzymania powiadomienia w formie dokumentowej, obie strony są uprawnione do wypowiedzenia umowy w trybie nadzwyczajnym ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie. Do chwili zakończenia umowy obowiązują dotychczasowe ceny.

§ 5 Prawa do korzystania z oprogramowania

Dostawca udziela użytkownikowi na czas trwania umowy niewyłącznego, nieprzenoszalnego i niepodlegającego sublicencjonowaniu prawa do korzystania z platformy za pośrednictwem internetu w uzgodnionym umownie zakresie, na własne cele gospodarcze. Nie przysługuje roszczenie o wydanie kodu źródłowego ani samego oprogramowania. Użytkownik nie może udostępniać platformy osobom trzecim do samodzielnego korzystania, wynajmować jej ani odsprzedawać w ramach własnej oferty, chyba że Dostawca wyraził na to zgodę w formie dokumentowej. Odtwarzanie kodu źródłowego, dekompilacja i dezasemblacja są dopuszczalne wyłącznie w granicach §§ 69d i 69e niemieckiej ustawy o prawie autorskim. Wraz z zakończeniem umowy wygasają udzielone prawa do korzystania; § 14 pozostaje nienaruszony.

§ 6 Prawa do treści użytkownika i zwolnienie z odpowiedzialności

• –Wszelkie prawa do treści wprowadzonych przez użytkownika, w szczególności do dokumentów, szablonów, logotypów, tekstów i danych klientów, pozostają przy użytkowniku.
• –Użytkownik udziela Dostawcy niewyłącznego, nieograniczonego terytorialnie i ograniczonego do czasu trwania umowy oraz ustawowych okresów przechowywania prawa do przechowywania, zwielokrotniania, przetwarzania i wyświetlania treści w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi należnej na podstawie umowy. Wykorzystanie wykraczające poza ten zakres, w szczególności w celach reklamowych lub w celu trenowania modeli, nie następuje.
• –Użytkownik zapewnia, że dysponuje niezbędnymi prawami do wprowadzonych treści oraz że ich przechowywanie i przetwarzanie nie narusza praw osób trzecich ani przepisów prawa.
• –Użytkownik zwalnia Dostawcę z wszelkich roszczeń osób trzecich dochodzonych wobec Dostawcy w związku z treściami wprowadzonymi przez użytkownika lub ich zgodnym z umową przetwarzaniem, wraz z uzasadnionymi kosztami obrony prawnej. Dostawca niezwłocznie poinformuje użytkownika o wystąpieniu z roszczeniem i umożliwi mu prowadzenie obrony prawnej. Zwolnienie nie ma zastosowania w zakresie, w jakim użytkownik nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie.

§ 7 Obowiązki użytkownika i dopuszczalne korzystanie

Użytkownik odpowiada za wprowadzane przez siebie treści oraz za korzystanie ze swojego dostępu. Z platformy należy korzystać wyłącznie w ramach obowiązującego prawa i niniejszych warunków.

• –Użytkownik jest zobowiązany do bezpiecznego przechowywania swoich danych dostępowych i nieudostępniania ich osobom trzecim. Jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Dostawcę, jeżeli poweźmie wiedzę o nieuprawnionym korzystaniu.
• –Użytkownik zapewnia, że wprowadzane przez niego dane, w szczególności dane klientów, zostały pozyskane zgodnie z prawem i mogą być zgodnie z prawem przetwarzane.
• –Użytkownik odpowiada za poprawność podatkową i prawną tworzonych dokumentów oraz za przestrzeganie dotyczących go obowiązków przechowywania i ewidencjonowania.
• –Zabronione jest wprowadzanie lub wysyłanie treści bezprawnych, w szczególności treści naruszających prawa osób trzecich, karalnych lub sprzecznych z prawem konkurencji.
• –Zabronione jest wysyłanie niezamówionej reklamy lub przesyłek masowych bez zgody odbiorców, a także wysyłanie szkodliwego oprogramowania i wiadomości phishingowych.
• –Zabronione są działania naruszające dostępność lub bezpieczeństwo platformy, w szczególności ataki przeciążeniowe, obchodzenie ograniczeń dostępu lub limitów ilościowych, zautomatyzowane pobieranie treści bez zgody oraz testy penetracyjne bez uprzedniego uzgodnienia w formie dokumentowej.
• –Zabronione jest wykorzystywanie platformy do wystawiania dowodów dotyczących niewykonanych świadczeń lub do innych celów wprowadzających w błąd.
• –W przypadku naruszenia Dostawca jest uprawniony do zablokowania objętych nim treści oraz, po uprzednim wezwaniu, do zablokowania dostępu. W przypadku poważnych naruszeń blokada może nastąpić bez uprzedniego wezwania.

§ 8 Dostępność i prace konserwacyjne

Dostawca dąży do zapewnienia dostępności platformy na poziomie 99 % w skali roku. Do obliczenia nie wlicza się okresów zapowiedzianych prac konserwacyjnych ani przerw wynikających z okoliczności pozostających poza sferą wpływu Dostawcy. Planowane prace konserwacyjne będą w miarę możliwości przeprowadzane poza godzinami szczytu użytkowania i zapowiadane z odpowiednim wyprzedzeniem. Pilne działania zabezpieczające mogą być przeprowadzane bez uprzedzenia. Nie przysługuje roszczenie o nieprzerwaną dostępność.

§ 9 Kopie zapasowe

• –Dostawca wykonuje codzienne kopie zapasowe danych produkcyjnych i przechowuje je przez 30 dni.
• –Przywrócenie danych z kopii zapasowej następuje na wniosek użytkownika, o ile jest to możliwe przy zachowaniu odpowiedniego nakładu.
• –Dostawca nie zapewnia, że możliwe będzie przywrócenie pojedynczych rekordów danych. Kopie zapasowe służą przywróceniu całego systemu po awarii.
• –Do użytkownika należy regularne zabezpieczanie tworzonych przez siebie dokumentów i danych za pomocą udostępnionych funkcji eksportu oraz samodzielne przechowywanie tych kopii.

§ 10 Ograniczenie odpowiedzialności

• –Dostawca odpowiada bez ograniczeń za szkody wynikające z naruszenia życia, ciała lub zdrowia oraz za umyślne lub rażąco niedbałe naruszenie obowiązków.
• –W przypadku zwykłego niedbalstwa Dostawca odpowiada wyłącznie za naruszenie istotnych obowiązków umownych (obowiązków kardynalnych), ograniczone do szkody przewidywalnej i typowej dla danego rodzaju umowy.
• –Odpowiedzialność na podstawie niemieckiej ustawy o odpowiedzialności za produkt pozostaje nienaruszona.
• –Nienaruszona pozostaje również odpowiedzialność w przypadku udzielenia gwarancji oraz podstępnego zatajenia wady.
• –Odpowiedzialność za utratę danych jest ograniczona do nakładu, jaki byłby konieczny przy prawidłowym i regularnym wykonywaniu kopii zapasowych przez użytkownika zgodnie z § 9.
• –Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za poprawność podatkową lub prawną dokumentów tworzonych przez użytkownika.
• –Dalej idąca odpowiedzialność Dostawcy jest wyłączona. Powyższe ograniczenia odpowiedzialności obowiązują także na korzyść przedstawicieli ustawowych, pracowników i osób, którymi Dostawca posługuje się przy wykonaniu zobowiązania.

§ 11 Ochrona danych i powierzenie przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych we własnej odpowiedzialności Dostawcy odbywa się zgodnie z polityką prywatności DocCanvas. W zakresie, w jakim Dostawca przetwarza dane osobowe na zlecenie użytkownika, w szczególności dane podstawowe i dane dowodów klientów końcowych użytkownika, administratorem jest użytkownik, a Dostawca podmiotem przetwarzającym. Dostawca udostępnia użytkownikowi w tym celu na żądanie umowę powierzenia przetwarzania zgodną z art. 28 ust. 3 RODO w formie dokumentowej; umowę należy zawrzeć przed rozpoczęciem przetwarzania.

§ 12 Korzystanie z podwykonawców

Dostawca jest uprawniony do korzystania przy świadczeniu usług umownych z podwykonawców, w szczególności w zakresie hostingu, obsługi płatności, wysyłki e-maili oraz wyodrębniania pól wspieranego sztuczną inteligencją. Dostawca starannie wybiera podwykonawców i zobowiązuje ich do poziomu ochrony odpowiadającego obowiązkom wynikającym z niniejszej umowy. Dostawca pozostaje odpowiedzialny wobec użytkownika za świadczenie usług. Zgoda w zakresie ochrony danych oraz tryb postępowania przy zmianie podmiotów podprzetwarzających określa umowa powierzenia przetwarzania zgodnie z § 11.

§ 13 Potrącenie i prawo zatrzymania

Użytkownik może dokonać potrącenia wyłącznie z wierzytelnościami bezspornymi lub stwierdzonymi prawomocnym orzeczeniem. Prawo zatrzymania przysługuje użytkownikowi wyłącznie z tytułu bezspornych lub stwierdzonych prawomocnym orzeczeniem roszczeń wzajemnych wynikających z tego samego stosunku umownego. Uprawnienia użytkownika wynikające z § 320 niemieckiego kodeksu cywilnego pozostają nienaruszone.

§ 14 Wypowiedzenie, eksport i usunięcie danych

• –Po wypowiedzeniu dostęp pozostaje aktywny do końca opłaconego okresu.
• –Prawo obu stron do wypowiedzenia umowy w trybie nadzwyczajnym z ważnego powodu pozostaje nienaruszone. Dla Dostawcy ważny powód zachodzi w szczególności w przypadku istotnej zwłoki w płatności mimo wyznaczenia terminu, w przypadku poważnych lub powtarzających się naruszeń § 7 oraz w przypadku nieprawidłowych danych dotyczących statusu przedsiębiorcy.
• –Po zakończeniu umowy użytkownik otrzymuje przez 30 dni dostęp ograniczony do eksportu swoich danych.
• –Eksport obejmuje utworzone dokumenty w formacie PDF oraz dane podstawowe i dane dowodów w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (CSV lub JSON).
• –Po upływie terminu eksportu dane użytkownika zostają usunięte, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki przechowywania.
• –Dowody objęte obowiązkiem przechowywania, w szczególności zatwierdzone faktury i zapisy dziennika, pozostają do upływu ustawowego dziesięcioletniego okresu przechowywania (§ 147 ust. 3 niemieckiej ordynacji podatkowej) w zablokowanym archiwum tylko do odczytu i zostają usunięte dopiero po jego upływie. Dostęp do tego archiwum jest umożliwiany użytkownikowi na żądanie.
• –Dostawca wspiera użytkownika przy zmianie dostawcy zgodnie z art. 23 i nast. rozporządzenia (UE) 2023/2854 (Data Act). Za zmianę dostawcy i udostępnienie danych podlegających eksportowi Dostawca nie pobiera opłaty za zmianę.
• –Użytkownik powinien przeprowadzić eksport odpowiednio wcześnie przed upływem terminu.

§ 15 Zmiany niniejszego regulaminu

• –Dostawca może zmienić niniejszy regulamin, o ile zmiana jest dla użytkownika akceptowalna. Akceptowalne są w szczególności zmiany konieczne w celu dostosowania do zmienionych wymogów ustawowych, do orzeczeń sądów najwyższych instancji lub decyzji organów albo do zmienionego technicznego sposobu świadczenia usługi, a także zmiany działające wyłącznie na korzyść użytkownika.
• –Uzgodniony zakres świadczenia oraz wynagrodzenie są wyłączone z tego zastrzeżenia zmiany. Zmiany wynagrodzenia reguluje wyłącznie § 4.
• –O zmianach użytkownik zostanie poinformowany w formie dokumentowej co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie. Powiadomienie zawiera zmienione postanowienia, datę wejścia w życie oraz pouczenie o prawie do sprzeciwu, o terminie i o skutkach braku sprzeciwu.
• –Jeżeli użytkownik nie wniesie sprzeciwu w ciągu 30 dni od otrzymania powiadomienia w formie dokumentowej, zmieniony regulamin uznaje się za przyjęty.
• –Jeżeli użytkownik wniesie sprzeciw w terminie, nadal obowiązuje dotychczasowy regulamin. W takim przypadku obie strony są uprawnione do wypowiedzenia umowy w trybie nadzwyczajnym ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.

§ 16 Warunki przeciwstawne

Obowiązuje wyłącznie niniejszy regulamin. Odmienne, przeciwstawne lub uzupełniające ogólne warunki użytkownika, w szczególności warunki zakupu, nie stają się częścią umowy, nawet jeżeli Dostawca wyraźnie im się nie sprzeciwi lub spełni świadczenie bez zastrzeżeń, znając te warunki. Odstępstwa wymagają wyraźnej zgody Dostawcy w formie dokumentowej.

§ 17 Prawo właściwe i sąd właściwy

Zastosowanie ma prawo austriackie, z wyłączeniem norm kolizyjnych prawa prywatnego międzynarodowego oraz Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów. Wyłącznie właściwym sądem dla wszelkich sporów wynikających z niniejszej umowy i z nią związanych jest sąd rzeczowo właściwy dla Wiednia, dzielnica Innere Stadt. Dostawca jest ponadto uprawniony do wytoczenia powództwa przed sądem właściwym ogólnie dla użytkownika. Bezwzględnie obowiązujące przepisy ustawowe pozostają nienaruszone.

§ 18 Klauzula salwatoryjna

Jeżeli poszczególne postanowienia niniejszego regulaminu są lub staną się nieważne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień. W miejsce nieważnego postanowienia obowiązuje regulacja prawnie dopuszczalna, najbliższa celowi gospodarczemu nieważnego postanowienia. To samo dotyczy luki w regulacji.